Il cliente entra, aspetta due minuti alla ricezione e nota il vetro della porta con le impronte, il cestino pieno e una tazza dimenticata sul tavolino. Nessuno lo dirà ad alta voce, ma l'impressione resta. La pulizia degli uffici non è solo una questione di igiene: dice molto su come un'azienda lavora.
Per le PMI la sfida è organizzarla in modo semplice e affidabile. Questa checklist divide l'ufficio in cinque zone, con compiti e frequenze indicative, e mostra cosa delegare a un'impresa e cosa resta ai collaboratori.
Perché una checklist per la pulizia degli uffici
Il diritto del lavoro svizzero prevede che edifici, locali, posti di lavoro e servizi igienici siano tenuti puliti e in buono stato: la SECO lo commenta nell'articolo 37 dell'ordinanza 3 concernente la legge sul lavoro. Come organizzarlo nel concreto spetta però all'azienda.
Senza una lista chiara succede spesso che alcune zone vengano pulite due volte e altre mai. Una checklist rende visibile cosa si fa, con quale frequenza e chi se ne occupa, ed è la base per un preventivo trasparente se si affida il lavoro a un'impresa.
1. Ricezione e ingresso
È la zona che crea la prima impressione ed è la più esposta allo sporco esterno, soprattutto in autunno e inverno.
Frequenza indicativa: ogni giorno lavorativo o più volte alla settimana, secondo il passaggio.
2. Postazioni di lavoro e open space
Qui la pulizia degli uffici deve trovare un equilibrio: pulito sì, ma senza toccare documenti e oggetti personali.
Frequenza indicativa: pavimenti e cestini più volte alla settimana; spolverare le superfici settimanalmente; davanzali e radiatori periodicamente.
Stabilisca una regola chiara: "scrivania libera la sera" significa che la superficie viene pulita, mentre i documenti lasciati sopra non vengono spostati. Così nessuno deve preoccuparsi per i propri fascicoli.
3. Cucina e zona pausa
La cucina dell'ufficio è spesso la zona più critica: tanti utenti, nessun responsabile.
Frequenza indicativa: superfici e rifiuti ogni giorno lavorativo; frigorifero ogni settimana, per esempio il venerdì.
Spugne e strofinacci trasmettono facilmente germi da una superficie all'altra: l'Ufficio federale della sicurezza alimentare lo spiega nella pagina sull'igiene in cucina. Molte aziende affidano all'impresa le superfici e lasciano ai collaboratori la responsabilità di lavare le proprie stoviglie.
4. Servizi igienici
Nulla danneggia l'immagine di un ufficio come un bagno trascurato.
Frequenza indicativa: ogni giorno lavorativo o più volte alla settimana, secondo il numero di persone; rifornimenti controllati ogni giorno.
5. Sale riunioni e zone comuni
Sono le stanze dove si ricevono clienti e partner, spesso prenotate all'ultimo momento.
Frequenza indicativa: dopo ogni riunione importante un rapido riordino da parte dei collaboratori; pulizia regolare più volte alla settimana.
| Zona | Collaboratori | Impresa di pulizie |
|---|---|---|
| Ricezione | Ordine, posta, oggetti | Pavimenti, vetri, superfici, cestini |
| Postazioni | Scrivania libera la sera | Pavimenti, superfici libere, cestini |
| Cucina | Stoviglie proprie, frigo personale | Superfici, lavello, pavimenti, rifiuti |
| Servizi igienici | Segnalare problemi | Pulizia completa e rifornimenti |
| Sale riunioni | Riordinare dopo l'uso | Pulizia completa |
Pulizia fuori orario e sicurezza
La pulizia fuori dall'orario di ufficio ha diversi vantaggi: nessun rumore di aspirapolvere durante le telefonate, pavimenti bagnati che asciugano senza passaggio, ufficio pronto al mattino.
Da chiarire con l'impresa:
- accesso ai locali (chiavi, badge, allarme) e persone di contatto;
- zone riservate o non accessibili;
- gestione dei documenti riservati e dei cestini della carta confidenziale;
- prodotti usati e schede di sicurezza.
La Suva, nella sua checklist per la pulizia degli edifici, elenca i rischi da considerare per chi pulisce, come pavimenti scivolosi e sostanze pericolose. Un'impresa seria forma il proprio personale su questi aspetti. Come valutarla lo spieghiamo in scegliere un'impresa di pulizie; per gli studi medici con esigenze di igiene particolari trova indicazioni in pulizia degli studi medici.
Gli errori più comuni
- Nessuna lista scritta: ognuno pensa che se ne occupi qualcun altro.
- Stessa frequenza tutto l'anno: in autunno e inverno ingresso e pavimenti si sporcano di più.
- Cucina senza regole: frigorifero pieno di alimenti dimenticati.
- Pulire durante le riunioni con clienti: disturbo e cattiva impressione.
- Nessun feedback all'impresa: i piccoli problemi diventano abitudine.
Domande frequenti
Cosa comprende la pulizia degli uffici?
Di regola pavimenti, superfici libere, cestini, cucina, servizi igienici, sale riunioni e vetri interni, con frequenze concordate. I dettagli vanno definiti in una checklist scritta con l'impresa.
Ogni quanto va fatta la pulizia degli uffici?
Dipende da numero di persone, clienti e tipo di attività. Servizi igienici, cucina e cestini richiedono spesso una frequenza più alta rispetto a davanzali o radiatori.
È meglio pulire l'ufficio durante o dopo l'orario di lavoro?
Per la maggior parte delle PMI fuori orario, la sera o al mattino presto: nessun disturbo, pavimenti asciutti all'arrivo dei collaboratori e ufficio pronto per i clienti.
Cosa deve fare il personale e cosa l'impresa di pulizie?
In genere i collaboratori tengono in ordine la propria scrivania, lavano le proprie stoviglie e riordinano le sale dopo l'uso; l'impresa si occupa di pavimenti, superfici, bagni, cucina e rifiuti secondo la checklist.
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