A principios de año, los archivadores AZ se amontonan en las estanterías, el archivo de los últimos años espera en el sótano y nadie sabe con certeza qué sigue haciendo falta. Para destruir documentos correctamente hay que conciliar dos cosas: cumplir las obligaciones de conservación y eliminar los datos confidenciales de forma que nadie pueda volver a leerlos.
Enero es un buen mes para hacer limpieza de papeles: empieza un nuevo ejercicio y vencen los plazos de los documentos más antiguos. Estos cinco pasos muestran cómo reducir el archivo con seguridad, respetando la protección de datos y el medio ambiente.
Por qué vale la pena destruir los documentos antiguos
Las estanterías llenas cuestan espacio, tiempo y paciencia: quien busca un documento tiene que hojear archivadores que ya nadie usa. Las pilas de papel acumulan además polvo. En superficies y armarios abarrotados no se puede limpiar bien, y sin embargo los locales y puestos de trabajo deben mantenerse limpios y en buen estado, como precisa la guía de la SECO sobre el artículo 37 de la Ordenanza 3 de la Ley del Trabajo.
A esto se suma la protección de datos. Expedientes del personal, datos de clientes, presupuestos o extractos bancarios no deben acabar tal cual en el contenedor de papel, donde personas no autorizadas pueden acceder a ellos antes de la recogida. Al mismo tiempo, según la ley suiza de protección de datos, los datos personales no deben conservarse más tiempo del que exige su finalidad. Ordenar el archivo forma parte, por tanto, de la protección de datos.
1. Fijar una fecha y revisar el archivo
Reserve un momento fijo, por ejemplo cada año en enero, y decida quién tiene la última palabra sobre lo que se puede eliminar. Revise los archivadores uno por uno y forme cuatro montones: guardar, archivar, triturar, papel para reciclar.
No elimine nada relacionado con un litigio en curso, una inspección fiscal o una garantía todavía vigente. En caso de duda, el archivador se queda en su sitio hasta que decida la persona responsable. ¿Tiene prevista una mudanza? Es el momento ideal para ordenar: consulte la lista de control para la mudanza de oficina.
2. Comprobar los plazos de conservación
El Código de Obligaciones suizo exige que los libros y justificantes contables, así como el informe de gestión y el informe de auditoría, se conserven durante diez años. El plazo empieza a contar al final del ejercicio. Si su ejercicio termina el 31 de diciembre, en enero de 2026 puede destruir, por regla general, los justificantes contables de 2015, siempre que no se aplique un plazo más largo.
| Documentos | Referencia | Después |
|---|---|---|
| Libros contables, justificantes, cuentas anuales, informe de auditoría | 10 años desde el final del ejercicio | Destructora o contenedor de destrucción |
| Algunos documentos sobre inmuebles o el IVA | A veces más tiempo | Solo tras consultar al asesor |
| Expedientes del personal y candidaturas | Solo el tiempo necesario | Destructora |
| Copias, borradores, folletos, catálogos antiguos | Ninguna obligación | Papel para reciclar; lo confidencial, triturado |
Lo mejor es aclarar los plazos aplicables a su empresa con su asesor o su fiduciaria (Treuhand). Esta guía no sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal.
3. Triturar lo confidencial o encargar su destrucción
Todo lo que contenga nombres, direcciones o datos salariales, médicos, de clientes o bancarios no debe ir al papel para reciclar sin haberse triturado. Hay dos opciones:
- Destructora en la oficina: para cantidades pequeñas. Al comprarla, fíjese en el nivel de seguridad según la norma DIN 66399 (de P-1 a P-7). Para documentos con datos personales se suele recomendar como mínimo el nivel P-4, es decir, corte en partículas en lugar de en tiras.
- Contenedor de destrucción: para grandes cantidades, empresas especializadas instalan contenedores cerrados con llave, los recogen y confirman la destrucción por escrito. Pida un certificado de destrucción.
No deje en el pasillo las bolsas llenas de papel triturado: llévelas directamente a la recogida o a un cuarto que se pueda cerrar con llave.
4. Separar bien el papel y el cartón
El papel sin datos sensibles es una materia prima valiosa. Swiss Recycle ofrece una visión general de los materiales reciclables y de dónde se recoge cada uno; las normas exactas figuran en el calendario de residuos de su municipio. En la oficina:
- Al papel: cartas, copias, folletos, revistas, sobres y blocs de notas.
- Al cartón: cajas de cartón, que en muchos municipios se recogen aparte del papel.
- Nunca con el papel: mecanismos metálicos de los archivadores, fundas transparentes, plásticos y carpetas de plástico.
- Papel triturado: entréguelo como pida su municipio, normalmente en bolsas de papel y nunca en bolsas de plástico.
Hasta el día de la recogida, guarde los paquetes de papel y las cajas en el sótano o en el cuarto de basuras, no en la escalera ni en las vías de evacuación. Cómo organizar los puntos de recogida en el día a día lo explica la guía sobre la separación de residuos en la oficina.
5. No olvidar los soportes de datos ni los aparatos
Ordenar no solo afecta al papel. En los cajones suele haber memorias USB antiguas, discos duros externos, CD con copias de seguridad o portátiles que ya no se usan. Las impresoras multifunción y las fotocopiadoras también pueden tener una memoria donde se guardan documentos.
- Antes de deshacerse de ellos, haga borrar los datos de forma segura o destruir el soporte: consulte a su responsable de informática.
- Si los aparatos son de leasing, acuerde con el proveedor cómo se borrarán los datos.
- Los aparatos eléctricos nunca van a la basura. Comercios, fabricantes e importadores deben recoger gratis los aparatos del tipo que venden, incluso sin una nueva compra, como explica la Oficina Federal de Medio Ambiente en su página sobre aparatos eléctricos y electrónicos.
Cuando los archivadores ya no están, se ve cuánto polvo se ha acumulado en baldas y armarios. Pase un paño húmedo por las superficies vacías antes de volver a colocar los archivadores que quedan. Encontrará más consejos para todo el puesto de trabajo en la guía Ordenar la oficina a final de año.
Errores frecuentes
- Tirarlo todo de una vez: sin mirar los plazos, acaban en la destructora documentos que aún habría que conservar.
- Documentos confidenciales al papel: el día de la recogida, los paquetes pasan a menudo horas en la acera.
- Corte en tiras para datos personales: las tiras se pueden recomponer.
- Olvidar los soportes de datos: una memoria USB antigua puede contener más que todo un archivador.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de una empresa en Suiza?
Según el Código de Obligaciones, los libros y justificantes contables, el informe de gestión y el informe de auditoría se conservan diez años, contados desde el final del ejercicio. Para algunos documentos rigen plazos más largos; su asesor o su fiduciaria le dará una respuesta fiable.
¿Se pueden tirar documentos al contenedor de papel?
Solo si no contienen información confidencial. Los documentos con datos personales, de clientes, salariales o bancarios van a la destructora o a un contenedor de destrucción cerrado con llave.
¿Qué destructora de papel conviene para la oficina?
Elija un aparato con corte en partículas en lugar de en tiras y compruebe su nivel de seguridad según la norma DIN 66399. Para documentos con datos personales se suele recomendar como mínimo el nivel P-4.
¿Dónde se tiran los discos duros y las memorias USB antiguos?
Haga borrar los datos de forma segura o destruir los soportes, a ser posible con su responsable de informática. Después devuelva los aparatos en una tienda o en un punto de recogida: no van a la basura.
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