Akten entsorgen: 5 Schritte – sicher, datenschutzkonform, mit Aufbewahrungsfristen

Zum Jahresanfang stapeln sich die Bundesordner in den Regalen, im Keller wartet das Archiv der letzten Jahre, und niemand weiss genau, was davon noch gebraucht wird. Wer Akten entsorgen will, muss zwei Dinge unter einen Hut bringen: Aufbewahrungspflichten einhalten und vertrauliche Daten so vernichten, dass niemand sie mehr lesen kann.

Der Januar eignet sich gut zum Ausmisten, denn ein neues Geschäftsjahr beginnt, und für ältere Unterlagen laufen Fristen ab. Fünf Schritte zeigen, wie Sie die Ablage sicher, datenschutzkonform und umweltgerecht verkleinern.

Warum es sich lohnt, alte Akten zu entsorgen

Volle Regale kosten Platz, Zeit und Nerven: Wer ein Dokument sucht, blättert durch Ordner, die längst niemand mehr braucht. Papierstapel sind zudem Staubfänger. Auf überfüllten Ablagen und Schränken kann die Reinigung nicht richtig arbeiten – dabei müssen Räume und Arbeitsplätze laut der Wegleitung des SECO zu Art. 37 ArGV 3 sauber und in gutem Zustand gehalten werden.

Dazu kommt der Datenschutz. Personaldossiers, Kundendaten, Offerten oder Bankauszüge dürfen nicht einfach im Altpapier landen, wo sie auf dem Weg zur Sammlung für Unbefugte zugänglich sind. Gleichzeitig sollen Personendaten nach dem Datenschutzgesetz nicht länger aufbewahrt werden, als es für ihren Zweck nötig ist. Ausmisten gehört also auch zum Datenschutz.

1. Einen Termin setzen und die Ablage sichten

Planen Sie einen festen Zeitpunkt ein, zum Beispiel jedes Jahr im Januar, und bestimmen Sie, wer entscheidet, was weg darf. Gehen Sie Ordner für Ordner durch und bilden Sie vier Stapel: behalten, archivieren, schreddern, Altpapier.

Entsorgen Sie nichts, was mit einem laufenden Rechtsstreit, einer Steuerprüfung oder einer offenen Garantie zu tun hat. Im Zweifel bleibt der Ordner stehen, bis die zuständige Person entschieden hat. Steht ohnehin ein Umzug an, ist das der ideale Moment zum Ausmisten – mehr dazu in der Büroumzug-Checkliste.

2. Aufbewahrungsfristen prüfen

Das Obligationenrecht schreibt vor, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Endet Ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember, dürfen Sie im Januar 2026 in der Regel die Buchhaltungsbelege von 2015 vernichten – sofern keine längere Frist gilt.

Die Fristen für Ihren Betrieb klären Sie am besten mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

3. Vertrauliches schreddern oder vernichten lassen

Alles mit Namen, Adressen, Lohn-, Gesundheits-, Kunden- oder Kontodaten gehört nicht ungeschreddert ins Altpapier. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Aktenvernichter im Büro: Für kleinere Mengen. Achten Sie beim Kauf auf die Sicherheitsstufe nach der Norm DIN 66399 (P-1 bis P-7). Für Unterlagen mit Personendaten wird meist mindestens P-4 empfohlen, also Partikelschnitt statt Streifen.
• Datenvernichtungsbox: Bei grösseren Mengen stellen spezialisierte Firmen abschliessbare Behälter auf, holen sie ab und bestätigen die Vernichtung schriftlich. Verlangen Sie ein Vernichtungsprotokoll.

Volle Säcke mit Schreddergut lassen Sie nicht offen im Gang stehen, sondern bringen sie direkt zur Sammlung oder in einen abschliessbaren Raum.

4. Altpapier und Karton richtig trennen

Unkritisches Papier ist ein wertvoller Rohstoff. Swiss Recycle zeigt in einer Übersicht der Wertstoffe, was wo gesammelt wird; die genauen Regeln stehen im Entsorgungskalender Ihrer Gemeinde. Für das Büro gilt:

• Ins Altpapier: Briefe, Kopien, Prospekte, Zeitschriften, Couverts und Notizpapier.
• Zum Karton: Kartonschachteln, in vielen Gemeinden getrennt vom Papier gesammelt.
• Nicht ins Papier: Ordnermechaniken aus Metall, Klarsichtmäppli, Folien und Plastikhüllen.
• Papierschnipsel: so bündeln, wie es die Gemeinde verlangt – meist in Papiertragtaschen, nie in Plastiksäcken.

Lagern Sie Papierbündel und Kartons bis zur Sammlung im Keller oder Entsorgungsraum, nicht im Treppenhaus oder in Fluchtwegen. Wie Sie Sammelstellen im Alltag organisieren, zeigt der Ratgeber Abfalltrennung im Büro.

5. Datenträger und Geräte nicht vergessen

Ausmisten betrifft nicht nur Papier. In Schubladen liegen oft alte USB-Sticks, externe Festplatten, CDs mit Backups oder ausgediente Laptops. Auch Multifunktionsdrucker und Kopierer können Speicher enthalten, auf denen Dokumente liegen.

• Daten vor der Entsorgung sicher löschen oder den Datenträger vernichten lassen – fragen Sie Ihre IT-Betreuung.
• Bei geleasten Geräten mit dem Lieferanten klären, wie die Daten gelöscht werden.
• Elektrogeräte gehören nie in den Kehricht. Händler, Hersteller und Importeure müssen Geräte der Art, die sie verkaufen, gratis zurücknehmen, auch ohne Neukauf, wie das BAFU in seinem Abfallratgeber zu Elektrogeräten erklärt.

Sind die Ordner weg, zeigt sich, wie viel Staub auf Regalböden und Schränken liegt. Wischen Sie die leeren Flächen feucht ab, bevor Sie die verbleibenden Ordner zurückstellen. Tipps für den ganzen Arbeitsplatz gibt der Ratgeber Büro aufräumen zum Jahresende.

Häufige Fehler beim Akten entsorgen

• Alles auf einmal wegwerfen: Ohne Blick auf die Fristen landen Belege im Schredder, die noch aufbewahrt werden müssten.
• Vertrauliches ins Altpapier: Gebündeltes Papier steht am Sammeltag oft stundenlang am Strassenrand.
• Streifenschnitt für Personendaten: Die Streifen lassen sich wieder zusammensetzen.
• Datenträger vergessen: Ein alter USB-Stick kann mehr enthalten als ein ganzer Ordner.

Redaktion Priority CleanUnser Reinigungsteam aus Alberswil LU teilt hier Erfahrungen aus Umzugs-, Haushalts-, Büro- und Fensterreinigungen in der ganzen Zentral- und Nordwestschweiz.