En début d'année, les classeurs fédéraux s'entassent sur les étagères, les archives des dernières années attendent à la cave, et personne ne sait vraiment ce qui sert encore. Pour éliminer des documents correctement, il faut concilier deux exigences : respecter les obligations de conservation et détruire les données confidentielles de façon à ce que plus personne ne puisse les lire.
Janvier se prête bien au tri : un nouvel exercice commence et, pour les pièces plus anciennes, des délais arrivent à échéance. Voici cinq étapes pour alléger vos archives en toute sécurité, dans le respect de la protection des données et de l'environnement.
Pourquoi éliminer les vieux documents en vaut la peine
Des étagères pleines coûtent de la place, du temps et de l'énergie : chercher un document oblige à feuilleter des classeurs dont plus personne n'a besoin. Les piles de papier retiennent aussi la poussière. Sur des surfaces et des armoires encombrées, le nettoyage ne peut pas se faire correctement – alors que locaux et postes de travail doivent être maintenus propres et en bon état, comme le précise le commentaire du SECO sur l'art. 37 OLT 3.
S'y ajoute la protection des données. Dossiers du personnel, données de clients, offres ou relevés bancaires ne doivent pas finir tels quels dans le vieux papier, où des personnes non autorisées peuvent y accéder avant le ramassage. En même temps, selon la loi sur la protection des données, les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que ne l'exige leur finalité. Faire le tri fait donc aussi partie de la protection des données.
1. Fixer une date et passer les archives en revue
Réservez un moment fixe, par exemple chaque année en janvier, et désignez la personne qui décide de ce qui peut partir. Passez les classeurs un par un et formez quatre piles : garder, archiver, détruire, vieux papier.
N'éliminez rien qui concerne un litige en cours, un contrôle fiscal ou une garantie encore valable. En cas de doute, le classeur reste en place jusqu'à la décision de la personne responsable. Un déménagement est en vue ? C'est le moment idéal pour trier – voir notre checklist déménagement d'entreprise.
2. Vérifier les délais de conservation
Le Code des obligations prévoit que les livres et les pièces comptables, ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision, sont conservés pendant dix ans. Le délai court à partir de la fin de l'exercice. Si votre exercice se termine le 31 décembre, vous pouvez donc en règle générale détruire en janvier 2026 les pièces comptables de 2015 – pour autant qu'aucun délai plus long ne s'applique.
| Documents | Repère | Ensuite |
|---|---|---|
| Livres comptables, pièces justificatives, comptes annuels, rapport de révision | 10 ans dès la fin de l'exercice | Destructeur ou conteneur de destruction |
| Certains documents liés aux immeubles ou à la TVA | Parfois plus longtemps | Seulement après avis de la fiduciaire |
| Dossiers du personnel et candidatures | Aussi longtemps que nécessaire, pas plus | Destructeur |
| Doubles, brouillons, prospectus, anciens catalogues | Aucune obligation | Vieux papier, le confidentiel au destructeur |
Le mieux est de clarifier les délais applicables à votre entreprise avec votre fiduciaire. Ce guide ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal.
3. Détruire le confidentiel ou le faire détruire
Tout ce qui contient des noms, des adresses, des données salariales, médicales, de clients ou bancaires ne doit pas partir au vieux papier sans avoir été détruit. Deux solutions :
- Destructeur de documents au bureau : pour de petites quantités. À l'achat, vérifiez le niveau de sécurité selon la norme DIN 66399 (P-1 à P-7). Pour des documents contenant des données personnelles, on recommande généralement au moins le niveau P-4, soit une coupe en particules plutôt qu'en bandes.
- Conteneur de destruction : pour de grandes quantités, des entreprises spécialisées installent des bacs verrouillés, les emportent et confirment la destruction par écrit. Demandez un procès-verbal de destruction.
Ne laissez pas traîner dans le couloir les sacs pleins de papier déchiqueté : portez-les directement au ramassage ou dans un local fermé à clé.
4. Bien trier le vieux papier et le carton
Le papier sans risque est une matière première précieuse. Swiss Recycle présente une vue d'ensemble des matières recyclables et de leur filière ; les règles précises figurent dans le calendrier des déchets de votre commune. Au bureau :
- Au vieux papier : lettres, copies, prospectus, magazines, enveloppes et blocs-notes.
- Au carton : boîtes en carton, collectées séparément du papier dans de nombreuses communes.
- Pas avec le papier : mécanismes de classeur en métal, fourres transparentes, films et pochettes en plastique.
- Papier déchiqueté : à conditionner comme le demande la commune – souvent dans des sacs en papier, jamais dans des sacs en plastique.
Jusqu'au ramassage, stockez les paquets de papier et les cartons à la cave ou au local à déchets, pas dans la cage d'escalier ni sur les voies d'évacuation. Pour organiser les points de collecte au quotidien, lisez notre guide sur le tri des déchets au bureau.
5. Ne pas oublier les supports de données et les appareils
Le tri ne concerne pas que le papier. Les tiroirs cachent souvent de vieilles clés USB, des disques durs externes, des CD de sauvegarde ou des ordinateurs portables hors service. Les imprimantes multifonctions et les photocopieurs peuvent aussi contenir une mémoire où sont stockés des documents.
- Faites effacer les données de manière sûre ou détruire le support avant l'élimination – demandez à votre responsable informatique.
- Pour les appareils en leasing, clarifiez avec le fournisseur comment les données seront effacées.
- Les appareils électriques n'ont rien à faire dans les ordures. Commerçants, fabricants et importateurs doivent reprendre gratuitement les appareils du type qu'ils vendent, même sans nouvel achat, comme l'explique l'OFEV dans sa page sur les équipements électriques et électroniques.
Une fois les classeurs partis, on découvre la poussière accumulée sur les tablars et les armoires. Essuyez les surfaces vides avec un chiffon humide avant de ranger les classeurs restants. D'autres conseils pour tout le poste de travail figurent dans notre guide pour ranger le bureau en fin d'année.
Les erreurs les plus fréquentes
- Tout jeter d'un coup : sans regarder les délais, des pièces qu'il faudrait encore conserver finissent au destructeur.
- Du confidentiel au vieux papier : le jour du ramassage, les paquets restent souvent des heures au bord de la route.
- Une coupe en bandes pour des données personnelles : les bandes peuvent être reconstituées.
- Oublier les supports de données : une vieille clé USB peut contenir plus qu'un classeur entier.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les documents d'une entreprise en Suisse ?
Selon le Code des obligations, les livres et pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent dix ans, à compter de la fin de l'exercice. Certains documents sont soumis à des délais plus longs ; votre fiduciaire vous renseigne de manière fiable.
Peut-on jeter des documents au vieux papier ?
Seulement s'ils ne contiennent aucune information confidentielle. Les documents avec des données personnelles, de clients, salariales ou bancaires vont au destructeur ou dans un conteneur de destruction verrouillé.
Quel destructeur de documents choisir pour le bureau ?
Optez pour un appareil à coupe en particules plutôt qu'en bandes et vérifiez son niveau de sécurité selon la norme DIN 66399. Pour des documents contenant des données personnelles, on recommande généralement au moins le niveau P-4.
Que faire des vieux disques durs et clés USB ?
Faites effacer les données de manière sûre ou détruire les supports, idéalement avec votre responsable informatique. Rapportez ensuite les appareils dans le commerce ou à un point de collecte : ils n'ont rien à faire dans les ordures.
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