A inizio anno i classificatori federali si accumulano sugli scaffali, in cantina aspetta l'archivio degli ultimi anni e nessuno sa di preciso cosa serve ancora. Per smaltire documenti nel modo giusto bisogna conciliare due esigenze: rispettare gli obblighi di conservazione e distruggere i dati riservati in modo che nessuno possa più leggerli.
Gennaio è il mese ideale per fare ordine: inizia un nuovo esercizio e per le carte più vecchie scadono i termini. Ecco cinque passi per alleggerire l'archivio in sicurezza, nel rispetto della protezione dei dati e dell'ambiente.
Perché conviene smaltire i vecchi documenti
Scaffali pieni costano spazio, tempo e pazienza: chi cerca un documento deve sfogliare classificatori che nessuno usa più. Le pile di carta raccolgono inoltre polvere. Su ripiani e armadi ingombri la pulizia non può essere fatta come si deve, eppure locali e posti di lavoro devono essere tenuti puliti e in buono stato, come precisano le indicazioni della SECO relative all'art. 37 OLL 3.
C'è poi la protezione dei dati. Dossier del personale, dati dei clienti, offerte o estratti conto non devono finire così come sono nella raccolta della carta, dove persone non autorizzate possono accedervi prima del ritiro. Allo stesso tempo, secondo la legge sulla protezione dei dati, i dati personali non vanno conservati più a lungo di quanto richiesto dallo scopo. Fare ordine fa quindi parte anche della protezione dei dati.
1. Fissare una data e passare in rassegna l'archivio
Riservi un momento fisso, per esempio ogni anno a gennaio, e stabilisca chi decide cosa si può eliminare. Passi in rassegna un classificatore dopo l'altro e formi quattro pile: tenere, archiviare, distruggere, carta.
Non elimini nulla che riguardi una causa in corso, una verifica fiscale o una garanzia ancora valida. Nel dubbio il classificatore resta al suo posto finché la persona responsabile non ha deciso. È previsto un trasloco? È il momento ideale per fare ordine: veda la checklist per il trasloco dell'ufficio.
2. Verificare i termini di conservazione
Il Codice delle obbligazioni prevede che i libri e i documenti contabili, nonché la relazione sulla gestione e la relazione di revisione, siano conservati per dieci anni. Il termine decorre dalla fine dell'esercizio. Se il Suo esercizio si chiude il 31 dicembre, a gennaio 2026 può di regola distruggere i documenti contabili del 2015, purché non valga un termine più lungo.
| Documenti | Riferimento | Poi |
|---|---|---|
| Libri contabili, giustificativi, conto annuale, relazione di revisione | 10 anni dalla fine dell'esercizio | Distruggidocumenti o contenitore di distruzione |
| Alcuni documenti legati a immobili o all'IVA | Talvolta più a lungo | Solo dopo aver sentito la fiduciaria |
| Dossier del personale e candidature | Solo per il tempo necessario | Distruggidocumenti |
| Doppioni, bozze, prospetti, vecchi cataloghi | Nessun obbligo | Carta, il materiale riservato va distrutto |
I termini validi per la Sua azienda li chiarisca con la Sua fiduciaria o il Suo fiduciario. Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale.
3. Distruggere il materiale riservato o farlo distruggere
Tutto ciò che contiene nomi, indirizzi, dati salariali, sanitari, di clienti o bancari non deve finire nella carta senza essere stato distrutto. Le soluzioni sono due:
- Distruggidocumenti in ufficio: per piccole quantità. All'acquisto controlli il livello di sicurezza secondo la norma DIN 66399 (da P-1 a P-7). Per documenti con dati personali si raccomanda di solito almeno il livello P-4, cioè il taglio a frammenti invece che a strisce.
- Contenitore di distruzione: per grandi quantità, ditte specializzate mettono a disposizione contenitori chiusi a chiave, li ritirano e confermano la distruzione per iscritto. Chieda un verbale di distruzione.
Non lasci i sacchi pieni di carta triturata nel corridoio: li porti subito alla raccolta o in un locale chiuso a chiave.
4. Separare bene carta e cartone
La carta senza dati sensibili è una materia prima preziosa. Swiss Recycle offre una panoramica dei materiali riciclabili e di dove vengono raccolti; le regole precise sono nel calendario dei rifiuti del Suo Comune. In ufficio vale:
- Nella carta: lettere, copie, prospetti, riviste, buste e blocchi per appunti.
- Nel cartone: scatole di cartone, in molti Comuni raccolte separatamente dalla carta.
- Non nella carta: meccanismi metallici dei classificatori, buste trasparenti, pellicole e custodie di plastica.
- Carta triturata: va consegnata come chiede il Comune, spesso in sacchetti di carta, mai in sacchi di plastica.
Fino alla raccolta, conservi pacchi di carta e cartoni in cantina o nel locale rifiuti, non nel vano scale o lungo le vie di fuga. Come organizzare i punti di raccolta nel quotidiano lo spiega la guida sulla raccolta differenziata in ufficio.
5. Non dimenticare supporti dati e apparecchi
Fare ordine non riguarda solo la carta. Nei cassetti si trovano spesso vecchie chiavette USB, dischi rigidi esterni, CD di backup o portatili dismessi. Anche stampanti multifunzione e fotocopiatrici possono avere una memoria in cui restano salvati dei documenti.
- Prima dello smaltimento faccia cancellare i dati in modo sicuro o distruggere il supporto: chieda al Suo responsabile informatico.
- Per gli apparecchi in leasing chiarisca con il fornitore come verranno cancellati i dati.
- Gli apparecchi elettrici non vanno mai nei rifiuti urbani. Commercianti, fabbricanti e importatori devono riprendere gratuitamente gli apparecchi del tipo che vendono, anche senza un nuovo acquisto, come spiega l'UFAM nella sua pagina sugli apparecchi elettrici ed elettronici.
Quando i classificatori sono spariti, si vede quanta polvere si è accumulata su ripiani e armadi. Passi un panno umido sulle superfici vuote prima di rimettere a posto i classificatori rimasti. Altri consigli per tutta la postazione si trovano nella guida sul riordino dell'ufficio a fine anno.
Gli errori più comuni
- Buttare tutto in una volta: senza guardare i termini, finiscono nel distruggidocumenti carte che andrebbero ancora conservate.
- Materiale riservato nella carta: il giorno della raccolta i pacchi restano spesso per ore sul bordo della strada.
- Taglio a strisce per dati personali: le strisce si possono ricomporre.
- Dimenticare i supporti dati: una vecchia chiavetta USB può contenere più di un intero classificatore.
Domande frequenti
Per quanto tempo vanno conservati i documenti aziendali in Svizzera?
Secondo il Codice delle obbligazioni, libri e documenti contabili, relazione sulla gestione e relazione di revisione vanno conservati per dieci anni a partire dalla fine dell'esercizio. Per alcuni documenti valgono termini più lunghi; informazioni vincolanti gliele dà la Sua fiduciaria.
Si possono buttare i documenti nella raccolta della carta?
Solo se non contengono informazioni riservate. I documenti con dati personali, di clienti, salariali o bancari vanno nel distruggidocumenti o in un contenitore di distruzione chiuso a chiave.
Quale distruggidocumenti scegliere per l'ufficio?
Scelga un apparecchio con taglio a frammenti invece che a strisce e controlli il livello di sicurezza secondo la norma DIN 66399. Per documenti con dati personali si raccomanda di solito almeno il livello P-4.
Dove smaltire vecchi dischi rigidi e chiavette USB?
Faccia cancellare i dati in modo sicuro o distruggere i supporti, meglio con il Suo responsabile informatico. Poi riporti gli apparecchi in negozio o a un punto di raccolta: nei rifiuti urbani non vanno.
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